Отказное письмо по сертификации на продукцию

Иногда производителю требуется документ, который подтверждает, что продукция не требует обязательной сертификации. Чтобы им воспользоваться, нужно знать, в каких случаях он может быть необходим и как его правильно оформить.

Когда этот документ необходим

Необходимость получения отказного письма может возникнуть в таких ситуациях:

1. При проведении торговли на территории России. В частности, такое письмо может потребоваться в том случае, когда предприятие участвует в госзакупках. Его могут потребовать не только государственные органы, но и другие лица. Это могут быть, например, покупатели или партнёры.
2. Для того, чтобы оформить товар на таможне. Это письмо является частью документации для таможенной очистки груза при экспортно-импортных операциях. Обычно этот документ требуется при возникновении неясностей при отнесении товара к определённой категории.
3. Отказные письма в связи с товарами, предназначенными для обеспечения противопожарной безопасности, утверждает Министерство по чрезвычайным ситуациям.
4. Отказное письмо может быть оформлено в Роспотребнадзоре. Это делают в тех случаях, когда нужно подтвердить, что товар не нуждается в санитарно-эпидемиологической проверке и не может нанести вреда здоровью граждан.
5. Для профильных товаров нужно обращаться в Федеральную службу по ветеринарному и фитосанитарному надзору.
6. Ростехнадзор рассматривает вопросы, связанные с ввозом определённых технических устройств на территорию страны.

Письмо подтверждает, что для этого товара не требуется проведение сертификации, однако не представляет собой официального разъяснения правил, действующих в Таможенном союзе, Евразийском союзе.

Если товар не обязательно сертифицировать, отказное письмо может не потребоваться и его не потребуется делать. Однако контролирующие органы имеют право в любом случае потребовать оформления такого документа. В таком случае производитель обязан будет его предоставить.

Для чего предназначено отказное письмо

С помощью этого документа опровергается не6обходимость его сертификации или обязательного декларирования. В таком случае речь идёт об отсутствии обязательного сертифицирования. Однако нужно учитывать, что отказное письмо не может быть подтверждением качества продукции. Производителю иногда имеет смысл рассмотреть вопрос о добровольном проведении сертифицирования.

Следующие категории могут служить примером, когда отсутствует необходимость в проведении рассматриваемых процедур:

• товары, предназначенные для иностранных консульств или посольств;
• запасные части, при условии, что их ввозят для товаров, ранее прошедших сертификацию;
• тестовые партии, целью ввоза которых является проверка на соответствие требованиям;
• продукция, которая ранее уже использовалась.

Письмо может быть получено производителями, продавцами, покупателями товара или другими заинтересованными лицами.

Нормативные акты, регламентирующие этот документ

Постановление Правительства России № 982 устанавливает обязанность выполнение сертификации определённых групп товаров в соответствии с ГОСТами.

Если речь идёт о товарах. Которые предназначены для обеспечения противопожарной безопасности. То в этой сфере сертификация происходит в соответствии с Постановлением Правительства № 241 и Федеральным Законом № 123.

Для выполнения процедуры в рамках требований Евразийского экономического союза необходимо руководствоваться профильными ТР ТС. Для проведения государственной регистрации товаров нужно учитывать требования КТС № 299.

Продукция, о которой не идёт речь в этих документах, сертификации и декларирования на таможне не требует. Обычно этот факт подтверждения не требует. Однако контролирующие органы имеют право потребовать его.

Выгодно ли самостоятельное отказного письма

Когда возникает необходимость в этом документе, его оформлять обязательно. Эта необходимость возникает а редких случаях. Однако нужно учитывать, что самостоятельное оформление может быть выгодным в следующем случае.

1. При реализации товара через гипермаркеты такое письмо позволяет сократить процедуру оформления.
2. При ведении диалога с контролирующими органами у предпринимателя появляется возможность доказать свою правоту, не тратя на это дополнительного времени.
3. Поставщик получает уверенность, что оформление продуктов выполнено правильно. В этом случае исключается возможность совершения случайной ошибки.
4. При импорте или экспорте продукции таким образом может быть сокращена процедура оформления.

Хотя в описанных случаях оформление выполняется добровольно, такой документ принесёт пользу производителю.

Как проводить оформление

Нужно обращаться в уполномоченный орган по сертификации с соответствующим письмом. Законом не предусмотрена обязательность определённого бланка для использования. Поэтому документ оформляют в свободной форме. Он должен соответствовать общим правилам документооборота. Необходимо включить следующую информацию:

1. Нужно указать, в какой государственный орган производится обращение. Такие документы отправляют на имя его начальника, указывая его ФИО и должность.
2. Далее пишут информацию о фирме-заявителе. Она должна включать наименование и все основные реквизиты.
3. Далее нужно указать наименование документа.
4. В основной части должно следовать описание продукции, код ОКПД или ТН ВЭД.
5. Иногда может потребоваться указать информация о контракте, инвойсе или предоставить копию соответствующего документа.
6. Внизу ставят печать предприятия, должность и фамилию руководителя и его подпись.

В зависимости от вида продукции требования к оформлению запроса на отказное письмо могут отличаться.

Срок действия

Предоставление отказного письма имеет неограниченный срок действия. Однако в некоторых случаях существует необходимость его повторного оформления:

1. Новый документ потребуется при изменении реквизитов компании или если назначен новый руководитель.
2. В том случае, если предприятие изменило или расширило ассортимент поставляемых изделий. В отказное письмо потребуется включить новые наименование товаров.
3. Если изменения будут внесены в нормативные документы, регламентирующие проведение сертификации или декларирования.
4. При изменении существующей торговой марки или добавлении новой.

Отказные письма не предусматривают внесение правок. В перечисленных ситуациях потребуется заново производить оформление.

Этапы работы над отказным письмом

Когда в контролирующую инстанцию предоставляется запрос на получение отказного письма, работа происходит следующим образом:

1. Производится подробный анализ документа, предоставленного заявителем.
2. Выполняется идентификация товара, о котором идёт речь.
3. Осуществляется оформление договора о сотрудничестве с клиентом.
4. Согласуется макет отказного письма.
5. Готовится оригинал документа и производится его регистрация.

Отказное письмо предоставляется клиенту. Для проведения процедуры оформления отводят 4 дня. Предусмотрена возможность обеспечить оформление в течение суток.