Разница между Инвойсом и Проформой

Ведение ВЭД (внешнеэкономической деятельности) требует опыта и практики в области оформления и применения специализированной документации. Одним из таких документов может стать инвойс: столкнуться с данным термином можно в моменты осуществления международных торговых процедур.

Примечательно, что в коммерческой деятельности Российской Федерации данное обозначение используется очень редко. Однако знать его специфику лицам ВЭД обязательно, ниже мы расскажем об особенностях и правилах составления инвойсов.

Разделы статьи:

Что такое инвойс

Invoice или инвойс – это печатный или письменный документ, который продавец предоставляет покупателю. Подробное описание содержит названия торговых позиций, их точное количество и конечную стоимость. Эти данные передаются конечному покупателю, инвойс также учитывает условия осуществления перевозки, технические характеристики изделий, сведения об продавце и покупателе.

Для чего требуется инвойс

Главная цель invoice – это документально заверить список товаров, перевозимых в другое государство. В обязательном порядке фиксируется их название, цена, подробное описание, общее число и сопутствующие данные.

ВАЖНО: документ свидетельствует о реализации погрузки товарно-материальных объектов и вместе с этим регулирует процедуру получения и оплаты багажа на основании требований поставки.

Инвойс считается обязательным соглашением для проведения таможенных и налоговых уплат. К примеру, коммерческий инвойс необходим для работников таможни, без этой бумаги товар не пройдет растаможку. Также он может применяться в качестве товарной накладной и подтверждать качество происхождения продукции.

ВАЖНО: в России понятие «инвойс» почти не используется: документ заполняется только при осуществлении международных внешнеэкономических сделок. Близким по значению является «счет на оплату», однако этот документ не включает столько подробной информации.

Инвойс выписывает экспортер в момент отгрузки товаров: далее бумагу направляют к покупателю.

Кратко выделим состав документа:

• Направляется от продавца к покупателю;
• Содержит подробную информацию о качестве продукции;
• Включает объявленную стоимость отгружаемой партии;
• Обязательно дополняется реквизитами двух сторон;

Виды инвойсов

Слово «инвойс» используется в качестве обобщения полного счета, который отправитель-продавец предъявляет покупателю. На практике чаще всего можно столкнуться с двумя другими типами документа:

• Commercial invoice или просто инвойс-фактура;
• Проформа-инвойс;

Инвойс-фактура – это товаросопроводительные бумаги, в процессе поставки именно по ним проводится оплата продукции. Фактура обязательна для составления декларации на экспорт и таможенной обработки при перевозе за рубеж.

Инвойс-проформа – это платежный счет с описанием, предшествующий окончательному счету, иначе – коммерческому инвойсу.

Что такое проформа инвойс

Proforma invoice или проформа-инвойс – это сопровождение, в которое вписаны предварительные сведения о перевозимой продукции. Сюда можно добавить данные о цене или количестве единиц, сам документ может являться поводом для выписки заключительной коммерческой фактуры.

В каких случаях направляется проформа? Обычно это происходит тогда, когда груз поставляется с предоплатой или бесплатно, в рамках гуманитарной благотворительности, на аукционы и др. Также проформу-инвойс можно оформить на отгруженный нереализованный товар и наоборот.

ВАЖНО: проформа-инвойс не включает требование об обязательной уплате и не признается в качестве платежного соглашения. Счет-проформа не является подтверждением для получения денежных средств за товар.

В чем отличие проформы от фактуры? Главная особенность в возможности менять и редактировать данные: первый документ предусматривает допустимость корректировок до окончательного проведения поставки. К примеру, может изменится количество товарных единиц и другие детали.

Какую информацию содержит инвойс-проформа

Уже известно, что проформа – это заранее подготовленный документ, который передается покупателю для изучения списка товаров. Самые частые ситуации, в которых необходима проформа – это несогласованные товарные характеристики и точная стоимость, без чего утверждение коммерческого инвойса представляется невозможным.

Следует отметить, что особенно часто проформа используется в случаях, когда нельзя установить точную массу продукции перед погрузкой.

Пример: сыпучее сырье и другие материалы, которые часто сопровождаются проформой-инвойс. На основании предварительных данных формируется итоговый документ, который содержит нужные сведения в рамках оформленного соглашения.

Разница между инвойсом и проформой

На первый взгляд это почти аналогичные документы, но характерное отличие все же присутствует.

Разницу составляет указание промежуточных данных, что в случае с проформой предполагает исключительно информативную цель и дает получателю возможность узнать, какую сумму потребуется оплатить при расчете за поставку.

Кто оформляет документ? Инвойс оформляет владелец или сотрудник поставляющей товар организации. По факту это уполномоченное лицо, имеющее право на отправку, а также на оформление и заверяющие подписи в специализированных документах.

На практике это человек, который хорошо владеет английским или другим иностранным языком: часть документа нужно заполнять на языке принимающей территории.

Инвойс заключается в момент отправки багажа и передается за границу, где служит свидетельством для осуществления всех необходимых платежей.

Как составить инвойс

На данный момент регламентированного для всех образца инвойса не существует: каждая организация может самостоятельно разрабатывать шаблон документа, опираясь на нужды компании и действующие обстоятельства.

Важные составляющие инвойса одинаковы для всех:

• Реквизиты отправителя, официальное название и местоположение организации;
• Реквизиты получателя, официальное название и местоположение организации;
• Перечень поставляемых позиций, подробные характеристики, данные об их количестве, массе, целях поставки и др.

ВАЖНО: ценный груз следует описывать особенно подробно и тщательно. В случае сомнений рекомендуем обратиться к действующему специалисту ВЭД.

Правила оформления инвойса

Общепринятая коммерческая практика регулярно совершенствуется, в настоящее время сложились обязательные требования к составлению и заполнению инвойса.

Ошибки в составлении могут вызвать трудности при прохождении таможни и в момент поставки товара, поэтому в ряде случаев лучше заранее подстраховаться услугами эксперта ВЭД.

1. Документ заполняется в шести образцах – один оригинал и пять копий: четыре хранятся в одном отделении с грузовой авианакладной, одна отправляется в дополнение к отправленному багажу.
2. Для составления требуется лист А4, но куда удобнее составить инвойс на фирменном бланке, где уже имеются все необходимые печати и реквизиты.
3. Документ может быть печатным или письменным, на усмотрение поставщика.
4. Инвойс обязательно завершается личной подписью отправителя, ответственного за поставку груза.
5. Обратите внимание, что с 2016 года использование штампов и печатей считается необязательным для юридических лиц. Исходя из этого печать необязательна.
6. Расчет указывается в валюте, которая отображена в контракте. В других случаях следует указать курс и дату перевода для конвертации.
7. Чаще всего invoice заполняется на международном (английском) языке, в настоящее время практикуется двуязычное оформление (пример: русский-немецкий и др.);
8. Для некоммерческой продукции требуется указать причину перевозки. Пример: «товар для замены брака, без оплаты» и др.
9. Страховые полисы и перевоз, оплаченные продавцом, также указываются в отдельной графе с обозначением их стоимости.

ВАЖНО: таможенные органы строго фиксируют нормы оформления инвойсов. Ошибки могут ощутимо увеличить сроки и задержать поставку товара.

Обязательная информация в инвойсе

Перед отправкой сопроводительный документ тщательно проверяется на наличие нужных данных и первое, на что нужно обратить внимание – это на качество внесенной информации.

Убедитесь, что:

• Весь список товаров подробно описан;
• Объявленная сумма указана в валюте принимающей стороны;
• Документ содержит реквизиты двух организаций;

Описание поставляемых позиций также должно включать перечисление конкретной информации, что в дальнейшем может повлиять на скорость завершения таможенных проверок.

Не забудьте указать:

• Полное название единиц;
• Область назначения;
• Серийные и тарифные обозначения;
• Материалы, число позиций;
• Тип упаковочной тары;
• Масса, площадь, объем;
• Число мест под груз;
• Единицы измерения;
• Цена одной позиции;
• Общая ценность поставки;

Помните, что инвойс отвечает на ряд вопросов: что это за груз? Его точное количество? Из чего и для чего он сделан?

Особенности оформления специфического товара

Некоторые группы изделий попадают под особые требования: в этом случае документ должен содержать дополнительные данные.

• Подарки: обязательная пометка unsоlicited gift, а также описание и сумма всей продукции;
• Химия: полное описание с целью классификации, заверение, об отсутствии обязательного контроля согласно TSCA;
• Часы: отдельная цена для деталей (корпус, камни, механизмы и др.);
• Текстильные изделия: состав в процентном соотношении, вид переплетения, применение (женское, мужское и др.), для каждого образца пометка: mutilаted sаmples, not for sale;
• Биологические элементы: источник (человек, животное и др.), цель поставки, способ перевозки (контейнер с сухим льдом и др.), срок хранения и копия разрешения с номером;

ВАЖНО: в случае, если пересылка включает более двух разновидностей продукции, следует проконтролировать разбивку цен по каждому виду и указать общую объявленную ценность для всех наименований.

Обязательно проверьте число копий. Без указанных данных в момент поставки могут возникнуть проблемы с расчетом за полученный груз.

Инструкция: как правильно заполнить инвойс

1. Сперва в документ вписываются дата отправки и номер инвойса.
2. Следующий шаг – данные об отправителе, реквизиты компании.
3. Те же данные о принимающей стороне на языке его государства.
4. Следующие три графы – это информация о территориях отправки, изготовления и получения товара: русский экземпляр на русском языке, иностранные копии на языке получателя.
5. Далее вписываются номер авиатранспортной накладной и валюта принимающей страны.
6. После вносится порядковый номер и вид упаковочной тары (контейнер, коробка, бочка и др.);
7. Полное описание товарных единиц согласно вышеуказанным рекомендациям.
8. Точное количество мест по числу упаковок и цель поставки.
9. Точный вес груза и его конечная цена в российских рублях.
10. Подпись уполномоченного отправителя и дата составления.

Правильное оформление и заполнение инвойса — это весьма сложная и ответственная задача от которой во многом зависит удачный исход международной сделки. Для того, что бы избежать ошибок, непредвиденных потерь и получить более подробную информацию об оформлении инвойсов, рекомендуем обратиться к профессионалам, имеющим опыт в оказывании полного комплекса услуг ВЭД