Какие документы на товар нужны для оприходования товаров

При поступлении товаров на предприятие, они должны быть правильно оформлены. Для этого предусмотрены и разработаны специальные документы, где они отражаются, а после приемки заносятся в базу предприятия и проводятся по бухгалтерии. Грамотный учет поможет эффективно вести бизнес и избежать проблем с налоговой. Рассмотрим, какие нужны документы для оприходования товаров.

Список документов при поступлении товаров на предприятие

Принимает их обязательно материально-ответственное лицо (МОЛ) на предприятии, при этом на них предоставляются первичные документы от поставщика, к которым относятся:

• товарная накладная(ТН);
• товаро-транспортная накладная (ТТН);
• счет-фактура (СЧ).

Последний документ необходим, если тот, кто поставляет товары, платит НДС. Не все являются его плательщиками, например ИП и малые предприятия, ведущие свою деятельность по упрощенке, его не платят. Тогда СЧ выписывать не нужно.

В накладной имеются такие графы: наименование товара, цена, стоимость, реквизиты поставщика и вашей организации.

Один документ вместо двух

Вместо 2-х документов, ТТН и СЧ можно подготовить универсальный передаточный документ (УПД), который принят в 2013 году. Он не является обязательным, и поставщик может выбирать, сколько ему готовить документов. УПД упрощает приемку и дает право на возмещение НДС. В форме документа есть графа, где ставится отметка, вместо каких документов используется УПД, так называемый статус.

УПД может использоваться вместо таких документов:

• ТН.
• СЧ.
• СЧ и ТН.

Правила заполнения УПД зависят от того, какой статус указан. Например, если УПД используется вместо товарной накладной, то некоторые графы не нужно заполнять, изменяется номер документа и необходимые подписи.

Организация должна сама утвердить форму УПД и может ее изменять по необходимости, но основные реквизиты документов остаются прежними.

Как происходит приемка

Приемка осуществляется МОЛом, при этом присутствует представитель компании, поставляющей товары. В первую очередь проверяется соответствие вида товара и его количества. На втором этапе проверяется его качество и укомплектованность. Если все нормально, приемщику необходимо поставить печать предприятия на ТН. Затем оформляется акт и товарный ярлык, который понадобится при инвентаризации.

Приемка осуществляется в сроки, которые стоят в договоре, иначе вы не сможете выставить претензию по нему.

Если в процессе приемки обнаружена недостача, то составляется акт по ней, который даст возможность выставить претензию. Если нет какого-то одного товара, то можно его убрать из накладной и исправить СЧ.

Если после приемки обнаружился брак, то составляется:

• СЧ;
• накладная на возврат, акт о браке;
• претензионное письмо.

Что делать, если товары поставили без документов?

Оприходуются товары в бухгалтерии по документам. Однако если товар поставлен, а документов нет, то его нужно также оприходовать. Как это сделать? Для этого существует форма специального акта, в ней отражается количество товара, стоимость, сумма. Затруднение вызывает цена товара, ставить можно ту, что указана в договоре, а если она там не стоит, то берется рыночная стоимость. Такой акт оформляет спецкомиссия на предприятии, документ формируют в 2 экземплярах, 1 передают поставщику, 2 — в свою бухгалтерию.

Оприходование товаров удобно вести с помощью специального ПО, многие компании предлагают хранить данные в облачных сервисах. Заносить нужно только данные с первичных документов.